HR Analyse im Trend
Das Milliardenschwere Unternehmen Facebook bietet seinen Angestellten Prämien an, wenn sie in die Nähe ihres Arbeitsplatzes ziehen. Die Grundlage dafür – Ergebnisse aus HR Analysen. Der Konzern stellte fest, dass Produktivität, Leistung und Fluktuation seiner Mitarbeiter u.a. auf lange Arbeitswege zurückzuführen sind.
Facebook macht im großen Stil vor, was auch viele kleine und mittelständische Unternehmen inzwischen umsetzen: Sie sammeln und analysieren Personal- und Unternehmensdaten, um auf deren Basis Entscheidungs- und Handlungsprozesse in verschiedenen HR-Bereichen zu optimieren.
Einsatzbereiche von HR Analysen
Ziel von HR Analysen ist es, mögliche kausale Zusammenhänge zwischen Ursache und Wirkung, etwa zwischen Mitarbeitermotivation und Leistungsbereitschaft, anhand von Analysedaten zu finden. Dabei beschäftigt sich die Analyse weniger mit der Auswertung vergangener Geschehnisse, sondern mit der Vorhersage zukünftiger Szenarien. Die Analyse von Personal- und Unternehmerdaten kann in verschiedenen Bereichen eines Unternehmens Anwendung finden:
Recruiting und Personalplanung
Im Recruitingbereich können Datenanalysen beispielsweise einen Einblick darüber geben, welche Jobportale die meisten Bewerbungen generieren oder über welche Portale die meisten Einstellungen erfolgt sind. Verschiedene Analyse-Tools können außerdem dabei helfen, vielversprechende Bewerber auf die passende Stelle zu setzen. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse dienen anschließend der Optimierung zukünftiger Recruiting-Prozesse. Daten über die Altersverteilung im Unternehmen ermöglichen darüber hinaus eine vorausschauende Personalplanung.
Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit
Daneben beschäftigt sich die HR Analyse auch mit Daten über die Zufriedenheit und Zusammenarbeit bestehender Mitarbeiter. Betrachtet man Langzeitmitarbeiter oder Kündigungsgründe, können wichtige Erkenntnisse für die eigene Arbeitgebermarke hergeleitet werden: Welche Eigenschaften des Unternehmens werden von Mitarbeitern besonders geschätzt? Was sind wichtige Faktoren der Mitarbeiterbindung? Mit der gezielten Analyse von Personaldaten können Kündigungen und Mitarbeiterfluktuation entgegengewirkt werden.
Kompetenzen und Führungsmanagement
Der Erfolg eines Unternehmens hängt maßgeblich von seinen Mitarbeitern ab. Umso wichtiger ist es, um die Schlüsselkompetenzen interner Talente zu wissen und diese zielführend einzusetzen. Mit Hilfe von HR Analysen können die Fähigkeiten und Kompetenzen von Mitarbeitern erkannt, Lücken gezielt identifiziert und geschlossen werden, beispielsweise durch internes Recruiting oder Reskilling. Gleiches gilt für Mitarbeiter in führenden Positionen. Eine HR Analyse kann Aufschluss darüber geben, wer eine geeignete Führungskraft darstellt und wer nicht. Gleichzeitig kann so langfristig die Mitarbeiterbindung gestärkt werden, denn: gute Führung führt zu hoher Leistungsbereitschaft.
Big Data in der Arbeitgeberwelt – eine Datenschutzproblematik?
Wird eine HR Analyse professionell und verantwortungsvoll durchgeführt, steht sie in keinem Widerspruch zur geltenden Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Dennoch muss bedacht werden, dass hierbei sensible, personenbezogene Daten verarbeitet werden. Prinzipiell gilt, dass die Daten von Mitarbeitern und Bewerbern nur verwendet werden dürfen, wenn diese ihre Zustimmung gegeben haben. Das betrifft beispielsweise Mitarbeiterbefragungen. Hinzu kommt, dass die Daten zu keinem Zeitpunkt mit der betreffenden Person in Verbindung gebracht werden dürfen. Analysen über die Mitarbeiterfluktuation dürfen also nur die Dauer der Beschäftigungsverhältnisse, Kündigungsgründe oder andere Einflussvariablen erfassen, nicht aber die Namen oder Adressen der Personen. Neben dem Schutz der Daten gilt weiterhin das Gebot der Transparenz: Mitarbeiter und Bewerber sollten über Zweck und Verwendung ihrer Daten in Kenntnis gesetzt werden. Schließlich gilt: HR Analysen sollten nie die einzige Grundlage für Recruiting-Entscheidungen, Beförderungen oder Kündigungen sein.
HR Analyse in der Praxis
Wenn Sie Entscheidungsfindungen und Prozesse in Ihrem Unternehmen durch geeignete Analysen stützen möchten, sollten Sie sich an folgenden drei Schritten der HR Analyse orientieren:
1. Datenerfassung
Zunächst müssen Daten von der Personalabteilung gesammelt, aggregiert und gespeichert werden. Je nachdem, welche Daten erhoben werden sollen, kann das zum Beispiel über eine eigene HR-Software, Umfrage-Tools oder die Abwesenheitsverwaltung geschehen.
2. Datenanalyse
Anschließend werden die Daten anhand von festgelegten KPIs (Key-Point-Indicator) verglichen und kontextualisiert. Diese Schlüsselindikatoren sollten vom Unternehmen selbst definiert werden, denn nur mit einer Vergleichsbasis können die Werte auch interpretiert werden. Beispiele sind die Kosten pro Neueinstellung, Fluktuationsraten, Fehlzeiten oder Mitarbeiterzufriedenheit. Die Analyse der Daten kann entweder statistisch durch eine geeignete Auswertungssoftware erfolgen oder auch rein deskriptiv, was bedeutet, dass lediglich die Häufigkeiten bestimmter Ausprägungen betrachtet werden.
3. Interpretation
Eine HR Analyse ist nur dann zielführend für ein Unternehmen, wenn daraus die richtigen Schlussfolgerungen gezogen werden. Wenn Sie etwa festgestellt haben, dass bestimmte Arbeitszeiten nicht eingehalten werden, könnten Sie über ein effizienteres Anwesenheitssystem nachdenken. Sind die Einstellungskosten, gemessen an Ihren KPIs, zu hoch, könnten Arbeitsschritte eingeschränkt und unterstützende Technik zur Kostenersparnis eingesetzt werden.
Zusammenfassend gilt: Immer dann, wenn mitarbeiterbezogene Daten gesammelt werden, können diese auch ausgewertet und genutzt werden. Das Wissen über HR Analysen ist für erfolgreiche Unternehmen inzwischen ein Must-have. Für die Personalabteilung heißt das: in Zukunft kommt es nicht nur auf Intuition, sondern vor allem auch auf Analysefähigkeiten an, wenn es um eine erfolgreiche Arbeitgebermarke geht.
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